公司职能部门费用管理办法实施细则怎么写

公司职能部门费用管理办法实施细则

一、目的为了保证公司正常运营,提高工作效率,特制定本办法。

二、 适用范围适用于公司职能部门。职能部门是指设立于公司总部内为保证公司正常运营而服务于整个公司的常设部门(包括正常职能部门和费用归口管理部门)。

三、 预算执行和管理

1、 标准预算部分:每季度最后一个月15日之前,各职能部门编制下季度预算,经部门综合平衡后报公司财务部审核,经CEO批准后,由财务部下达执行。标准预算由部门总额预算和科目单项预算组成,每一笔费用不得突破总额预算支出的同时也不得超科目单项预算。

2、 预算外部分:指有预算但超预算支出的项目,这类项目是费用管控的重点。原则上各部门不允许有预算外费用发生,如有超预算支出,该费用发生部门可向财务部提出追加预算的申请,纳入预算管理。如无法追加预算,并确实需要发生的费用可做为预算外费用处理,处理具体要求:A、每一笔预算外支出部门要提供预算外报销和支出的理由说明,由部门主管副总裁签批后报财务部备案,财务部有权对提交的说明提出修正意见;B、预算外借款和报销应在借款和报销时提供经部门主管副总裁签批的支出理由说明呈CEO批复,并在借款和报销时做为附件提交给财务部,如无此说明财务部有权拒绝借款和报销。

四、 费用归口管理

1、 为便于费用的控制和管理,根据费用性质和业务发生的情况,公司对部分费用项目进行归口管理,授权有关部门为费用归口管理部门,各费用归口管理部门对归口管理的费用项目负责(具体负责项目参见费用类别)。

2、 费用归口管理部门:人力资源部、行政部、财务部。

3、 费用归口管理部门的责任:费用归口管理部门负责编制汇总归口费用预算,综合平衡后向财务部提出。在预算执行中控制归口费用的支出情况。具体负责情况如下:A、人力资源部负责人力归口费用的管理,对公司工资、福利费提出科学的预算,在预算执行中严格费用支出的同时保持工资、福利费的激励机制;B、行政部负责行政归口费用的管理,行政归口费用多为维护公司正常办公条件的支出项目,行政部须在保证公司正常办公条件的同时以高效节约为原则提出费用预算,费用支出须尽量做到能够定点的一定要定点,能够合同管控的一定要合同管控,能够集中支付的一定要集中支付;C、财务部负责财务归口费用的管理,财务部必须从公司的角度出发统一规划提出费用预算,在严格执行预算的同时保证费用支出具有长期效益。

4、 各费用归口部门须在预算执行后定期对预算执行结果进行分析,就预算执行过程中存在的问题,提出改进意见。

五、 费用的审核及报销

1、 费用报销分类:费用报销主要分为预算内费用报销和预算外费用报销两类。

2、 报销程序:A、报销人员先将原始按类别分别用A4纸粘贴整齐,并在电脑上填制相关的付款申请单,打印签字审批后,方可将完成审批手续的原始单据和填写完整的付款申请单据整理好一并送交财务部;B、费用发生部门须指定专人负责将报销原始单据送交财务部,每天单据报销起止时点为上午10:00--下午4:00;超过下午4:00后送交的单据自动顺延至第二天;C、财务部出纳对收到签批后的报销单据进行合法性审核后,将以电话的方式通知报销人员领取报销款及借款,(如报销人员在公司有未归还的借款,则支付时出纳会以扣除借款后的余额支付)。

六、 借款审批程序

1、 借款人员应在电脑上填制借款申请单,应注明借款用途、借款金额,借款方式(现金借款或支票借款)、预计还款时间,经授权人员审批后方可至财务部领取借款。

2、 如需要大额现金借款(10000元以上含10000元),需提前一天告知财务主管,以防止库存现金不足支付借款。